Planning Your Own Wedding!

“Mba, aku mau nanya-nanya soal nikahanmu kemarin dong!”
“Mba, kira-kira nikahan kemarin habisnya berapa?”
“Mba, gimana ya caranya ngomong ke orang tua biar bisa bikin kawinan sesuai keinginan kita?
“Mba, cari jodohnya dimana?”

Beberapa pertanyaan di atas adalah pertanyaan yang aku terima setelah menikah September lalu selain ucapan-ucapan selamat dari beberapa kenalan. Ketika ditanya, aku semangat sekali menceritakannya, because to be honest it was very exciting to prepare your own wedding! Aku sampai kepikiran mau bikin WO setelah nikahanku, tapi untungnya aku cepat menyadari kalau itu akan semakin bikin pusing karena aku harus nurutin maunya orang lain. Nurutin mauku sendiri aja aku pusing, apalagi nurutin maunya orang lain. 🤣🤣

Dari sekian banyak hal, salah satu yang paling sering ditanyakan adalah biayanya. Tentu saja hal ini adalah yang mesti dipersiapkan dari jauh-jauh hari selain kesiapan mental dan pikiran. Dari awal, kami sudah menargetkan budget sesuai kemampuan kami dan kalau bisa (dan alhamdulillah ternyata bisa!) pengennya di bawah 100 juta biar gak mahal-mahal amat hahahahaha. Dari jumlah itu, kami membuat persentase alokasi dana untuk masing-masing pos keperluan atau vendor. Persentase tersebut ditentukan berdasarkan prioritas. Misalnya, kalian gak masalah gaun biasa-biasa aja yang penting hasil foto bagus. Nah, kalau gitu berarti persentase alokasi dana untuk vendor foto bisa dibikin lebih tinggi dibanding persentase alokasi dana untuk gaun. Biasanya, yang akan makan persentase paling tinggi adalah katering, karena ya gak bisa dipungkiri lagi kalian harus menjamu ratusan orang ya kan?

Nah, sebelum mempersiapkan dana atau biayanya, tentunya kalian perlu tau dulu dong apa aja sih kebutuhannya. Jadi, aku akan jelaskan step by step mulai dari perencanaannya ya!

DISCLAIMER: Step-step di bawah ini aku susun berdasarkan pengalaman pribadiku ya. Kalau misal kalian mau mulai dari step nomor 6 atau 7 atau 8 ya gapapa juga, terserah kalian. Hehehe.

1. Bikin Spreadsheet berdua dengan pasangan (Free templates!)

Sebelum kami merencanakan pernikahan secara serius, dulu kami sempat bikin satu Google Spreadsheet yang bisa kami akses berdua. Maklum, aku anaknya visioner. Tujuannya, untuk bikin list apa-apa aja kebutuhannya jika kami mau menikah. List ini bisa bertambah kapanpun kami nemu yang lucu di internet atau di nikahan teman. Dan tentu saja bisa dan pasti harus berkurang ketika semakin mendekati hari-H. 😅

Ada yang nge-list kebutuhan sejak lamaran, ada juga yang bikin list untuk nikahan aja. It’s all up to you. Kalau kami dulu hanya untuk nikahan aja, karena acara lamaran hanya kecil-kecilan saja di rumah untuk keluarga.

Kebutuhannya apa saja? Kalian bisa lihat di file yang aku bagikan di bawah ini ya! Bisa di-download dan bisa kalian edit-edit sendiri sesuai kebutuhan. Sudah termasuk juga persentase alokasi dana yang kumaksud di atas tadi, template untuk list tamu undangan dan crew acara in case kalian gak pakai WO.

2. Bikin moodboard!

Ini bagian favoritku! Hahahahaha. Setelah mencatat kebutuhannya apa-apa aja, kalian bisa bikin moodboard atau referensi mau kayak apa sih nikahan kalian nanti. Mau tradisional atau modern, mau indoor atau outdoor, mau konsep garden party atau gimana. PINTEREST TO THE RESCUE!

My wedding moodboard

Di moodboard nikahan aku kemarin, selain masukin referensi untuk gaun, dekorasi, design undangan, dll, aku juga masukin beberapa warna utama yang akan aku pakai. Warna-warna ini yang akan aku tampilkan di baju, dekorasi, undangan, dresscode, dan segala printilan lainnya.

Seperti yang bisa kalian lihat, warna-warna dominan yang akan dipakai adalah hijau, dark grey, light grey, dan putih. Untuk gaun dan jas, aku sengaja pilih warna di luar moodboard biar bisa kelihatan stand-out, jadi aku pilih navy blue. Kami juga sepakat konsep acara mau intimate wedding, casual, karena kami mau pake sneakers! Hahahaha.

It’s Reebok Classic Club C 85!
DJ Ayren Mayden

Untuk hiburannya juga kami memutuskan pakai DJ dengan pilihan musik kesukaan kami dengan lagu-lagu 90-an, instead of pakai band.

3. Survey harga!

Nah setelah tau kebutuhan dan konsep, saatnya survey harga! Gimana caranya survey harga? Bisa dengan datang ke pameran-pameran wedding, langsung samperin ke tempatnya, atau nanya-nanya ke vendornya langsung juga boleh. Kebanyakan, vendor sudah punya price list yang siap dibagikan kalau ada yang nanya-nanya.

Vendor foto yang aku percaya saat nikahanku lalu, Alinea Picture, memilih untuk mengirimkan pricelist-nya via email. Kalau nanya via DM Instagram gimana? Tetap akan diarahkan ke email. Katanya, dari situ mereka bisa menyortir mana yang serius atau cuma sekadar nanya-nanya.

Tips dari Bastian Najich, “bapak”-nya Alinea Picture, kalau mau nanya-nanya ke vendor, akan lebih baik kalau kamu juga mencantumkan tanggal dan tempat acara, jam acara, konsep, dan juga berapa jumlah tamu. Hal yang sama juga disampaikan oleh Daydreaming Works, vendor dekorku kemarin. “Lebih baik sharing dulu acaranya gimana, kapan dan dimana, biar gak langsung ujug-ujung nanya.” Itu akan memudahkan vendor untuk ngecek dan nge-plot jadwal mereka, selain itu juga lebih sopan, mengingat mereka bukan online shop ya beppp~ 😝

Cara lain yang bisa kamu coba adalah nanya ke teman atau kenalan yang udah nikah. Mungkin kamu sungkan mau tanya doang ke vendor, cara ini bisa kamu coba.

Oh iya, untuk survey venue, selain harga, kamu juga mesti pastikan juga fasilitas yang kalian dapatkan dan juga beberapa hal di bawah ini:

  • Area parkir
  • Sudah termasuk sound system atau enggak
  • Kapasitas tamu undangan
  • Daya listrik yang disediakan berapa watt. Jika memerlukan daya tambahan, berapa biaya tambahan yang dikenakan.
  • Penerangan venue
  • Charge tambahan untuk ketentuan-ketentuan khusus
  • Ruang ganti & make-up (preparation) untuk keluarga

Good thing kalau kalian bisa dapat venue yang sudah sekalian menyediakan sound system dan juga penerangannya cukup, jadi kalian nggak perlu nyari tambahan vendor lain dan pastinya bisa menghemat biaya kan.

Nah, setelah survey-survey dan nanya kanan kiri, baru tuh kalian bisa bikin hitungan kasar, kira-kira berapa budget yang kamu butuhkan untuk acaramu.

4. Talk to your partner

Di sinilah drama perkewongan ini mungkin akan dimulai. Fasten your seatbelt, because it might not be easier but sure you will be stronger!

Setelah keluar hitungan kasar biaya tadi, kamu bisa bicarakan dengan pasangan. Does it affordable for both of you? Terlalu halu nggak nih dengan budget segitu? Masuk akal nggak untuk tabungan kalian?

Kalau nggak memungkinkan, kalian bisa cari vendor alternatif atau pake konsep alternatif yang lain. Atau kalau misal batu banget nih mau pake vendor dan konsep kayak yang dipengen di awal, ya monggo, asal kalian siap bekerja lebih keras untuk menambah pundi-pundi tabungan. 😅 ATAU mungkin bisa cari cara alternatif kayak bikin DIY project. I’m gonna talk about this later in the 6th point.

Kalian juga harus bahas gimana kalian akan membiayai acara ini. Mau bagi tugas siapa yang bayar vendor apa, juga boleh. Mau bikin satu rekening khusus untuk wedding juga boleh. Sampaikan juga berapa biaya yang masing-masing bisa sisihkan/tabungkan tiap bulan, karena itu ngaruh juga. Nggak perlu memaksa harus nabung nominal yang sama kalau belum bisa, karena gimanapun juga kalian MASIH punya kebutuhan yang berbeda-beda. Nggak usah pake otot dan emosi ya, ngobrol pakai hati, pelan-pelan aja. Utarakan segala pendapat dan keberatan kalau ada, sampai ada kata sepakat.

5. Family Meeting

Setelah kalian berdua satu suara, silakan menemui orang tua kalian. Jelaskan kalian mau nikahan yang kayak gimana. Ini penting banget! Gak bisa kita pungkiri kalau biasanya orang tua juga ikutan “punya acara” dalam momen-momen seperti ini, itulah mengapa biasanya ada juga orang tua yang mau ikutan membiayai.

Ketika kami mempersiapkan nikahan kami kemarin, waaaaaw tentu saja tidak mudah meyakinkan keluarga untuk mewujudkan pernikahan sesuai keinginan kami. Apalagi kami maunya intimate wedding hanya undang teman-teman dekat dan keluarga, sore-sore, pakai konsep modern, dan moodnya yang casual gitu. Saat itu yang kami pikirkan adalah: INI KAWINAN PAKE DUIT-DUIT KAMI SENDIRI JADI YAUDAH TERSERAH KAMI. Hahahahaha tapi ya tentu saja….

Tante-tante dan budhe-budhe menilai konsep seperti itu menghilangkan kesakralan pernikahan. Terlalu kebarat-baratan. Kurang formal. Dan sebagainya, dan seterusnya. It’s okay, itu hal yang lumrah karena mereka belum pernah tau. Coba bawa moodboard yang sudah kalian bikin, presentasikan di depan mereka bakal kayak gimana sih kira-kira acara kalian nanti. Jelaskan juga alasan kalian kenapa memilih konsep seperti itu. In my case, karena kami gak mau nikahan kami jadi kayak event hand-shake JKT 48 dimana org datang, salaman, terus udah. Kami mau dekat juga dengan tamu-tamu yang hadir, kami juga mau para tamu juga turut bersenang-senang bareng kami. Dan kalau undang org yang gak terlalu banyak juga bisa menghemat budget kan HAHAHAHAHAHA.

Lalu libatkan juga mereka dalam acara itu, jadi biar mereka juga merasa dihargai kontribusi dan pendapatnya. Tapi ingat ya, the decision is always yours.

Dulu kami mungkin kurang berhasil merayu, tapi karena keadaan juga, akhirnya diputuskan bikin dua kali acara. Hitung-hitungan weton dan segala perhitungan Kejawen menghasilkan keputusan bahwa tanggal pernikahan kami jatuh pada weekdays. Jadi, akad nikah hari Selasa di rumah orang tua, resepsi sesuai keinginan kami di hari Minggu-nya. Tapi karena dua kali acara itulah kami bisa undang sedikit orang di resepsi kami, karena tamu undangan orang tua diarahkan di hari Selasa-nya. Dengan catatan, resepsi sesuai keinginan dibiayai dengan biaya sendiri. Fair enough, right?

6. Choose your weapons vendors!

Setelah rembug keluarga menghasilkan keputusan, baru lah eksekusi mau pakai vendor yang mana. Pilihlah vendor yang sehati sama kalian dan bisa menerjemahkan keinginan kalian jadi sesuatu yang nyata. Aku pribadi, dua hal yang esensial buat aku adalah pada dekorasi dan fotografi. Aku selalu suka rangkaian-rangkaian bunga punya Daydreaming Works. Simple tapi cantik, dan sesuai sama konsep kami bahwa kami ingin banyak bunga dan daun-daunan hijau. Tadinya kami pengen yang garden banget, tapi karena venue-nya poolside jadi mesti diutak-atik dikit. Maka, jadilah dikasi kesan industrial dikit di mainstage-nya dengan wire grid bentuk gate ditambah bunga-bunga kering supaya ada sentuhan rustic dikit. Cantikkk banget!

Kalau vendor foto, kupercayakan kepada Alinea Picture, selain karena temen sendiri, Bastian dan timnya juga menurutku mampu menangkap momen-momen seru di tiap acara dengan hasil yang berbeda. Aku pribadi nggak terlalu suka dengan hasil foto yang terang banget jedarrr khas foto-foto wedding kebanyakan. Beberapa foto ini adalah favoritku.

Okeh balik lagi soal budget, kalau misal terlalu tinggi, boleh aja kok kalau mau ganti vendor, atau mau cari cara alternatif, bikin DIY project supaya bisa subsidi silang sama budget untuk vendor lain.

In my case, untuk menghemat budget, aku memutuskan untuk bikin souvenir dan undanganku sendiri. Undangan untuk teman-teman yang tinggal di luar kota pun kami putuskan untuk pakai digital invitation pakai animasi dan website, untuk memotong budget pengiriman undangan dan biaya cetak yang terlalu banyak. Dan alhamdulillah, beberapa dari mereka suka banget sama undangan animasi dan website kami!

Nggak sempet fotoin undangannya wkwkwkw jadi kukasih mockupnya aja ya 😅

Souvenirnya, karena kebetulan mamaku suka banget bikin kue, jadi beliau ngide untuk bikin cookies sebagai souvenir-nya. Choco chip cookies ini dimasukkan ke dalam jar kecil dan kami hias sendiri pakai pita-pita dan hang tag bertuliskan copywriting yang catchy. 💕

Oh iya, mengenai kateringnya, pastikan kalian tau berapa jumlah tamu yang mau kalian undang dan perkiraan jumlah yang datang. Dulu, jumlah tamu yang kami rencanakan adalah 300 undangan, sudah termasuk tamu dari luar kota. Dari jumlah itu, kami perkirakan 250 undangan lah yang bisa hadir. Itungan catering, biasanya mereka akan menyarankan untuk memesan dua kali porsi jumlah undangan, dengan asumsi satu undangan hadir dua orang. Nah, berarti 500 porsi kan? Tapi waktu itu kami cuma pesan 400 porsi hahahaahaha. Sisanya? Kami alihkan ke menu stall. Waktu itu kami sewa 3 stall kosongan dari catering. Kosongan ini maksudnya mereka hanya menyediakan stall, alat penghangat makanan, dan alat makan tanpa menyediakan makanan. Untuk makanan di stall, dimasak sendiri oleh keluarga alias sumbangan hasil masakan tante. Waktu itu kalo nggak salah ada kebab, nasi bakar, lontong kikil, dan pudding-pudding. Lebih hemat dibanding pesan menu stall dari catering yang porsinya terbatas. Hasilnya? Laris manis dan masih ada sisa lagi!

Selain itu, kami juga ditawarin salah satu teman yang kebetulan punya Furore Coffee untuk coffee catering. Kebetulan budget-nya pas dan sesuai sama keinginan kami yang emang pengen ada coffee stall di acara resepsi. Setelah arrange budget dan segala macemnya, diputuskan kami pesan varian menu cappuccino, green tea latte, dan red velvet latte. Nggak semuanya kopi karena gak semua orang doyan ngopi kan. Biar makin kece, aku bikinin juga sticker dengan copywriting yang catchy dan nama kami buat ditempelin di gelasnya. Laris manis dalam sekejap!

Nah, setelah menentukan vendor, jadwalkan meeting untuk ketemu mereka. Kamu bisa tunjukkan moodboard yang udah kamu buat tadi biar mereka punya gambaran keinginanmu seperti apa. Pas aku meeting sama Daydreaming kemarin, mereka langsung buatin sketch dan referensi ‘bentukan’ dekornya nanti kayak gimana. Bukan hanya untuk dekor ya, katering juga perlu tau referensi warna yang kalian pakai seperti apa dan konsep dekorasinya seperti apa. Nggak mau dong kalau misalnya tiba-tiba catering pasang lampu merah kuning io dan taplak yang ngejreng sementara tema dekorasi kalian rustic? By the way, Pinterest would also be very helpful, jadi pas meeting kalian juga bisa sambil searching juga di Pinterest dan langsung kasih liat ke vendor.

Komunikasikan juga konsep dekorasi kalian ke pihak venue. Takutnya ada area-area tertentu yang nggak boleh dipasangin sembarangan, atau nggak boleh dipasang paku, dan semacamnya.

7. Perhatikan kontrak!

Setelah menyetujui konsep dan harga, jangan lupa untuk minta kontrak dari vendor. Baca dan perhatikan baik-baik fasilitas apa aja yang akan kalian dapatkan, term-term pembayaranya seperti apa, apa aja hak dan kewajiban masing-masing pihak, jangan sampai ada yang miss. Kalau ada yang nggak ngerti, jangan sungkan untuk langsung tanyakan, daripada ngganjel di belakang ya kan?

8. DIY Wedding Organizer

Nggak masalah kok kalau kalian nggak pakai jasa wedding organizer (WO) untuk acara nikahan kalian. Aku sendiri juga nggak pakai WO untuk ngurusin nikahanku kemarin. Semuanya kami lakukan sendiri dibantu oleh keluarga dan teman-teman.

SEPUPU TO THE RESCUE!

Dua minggu sebelum acara biasanya kalian harus bikin technical meeting buat semua vendor dan “panitia”. Karena tanpa WO, jadi aku menunjuk sepupu-sepupuku untuk jadi PIC masing-masing pos. Ada yang jadi PIC untuk mengawasi dekorasi, sound system, meja tamu, dan souvenir. Untuk acaranya, aku dibantu dua orang temanku sebagai PIC-nya. Rundown acara juga aku buat sendiri dibantu oleh mereka berdua. Untungnya, konsep aaraku simple dan gak banyak ‘gimmick’, jadi gak terlalu repot deh!

Khusus untuk catering, yang jadi PIC adalah tante-tanteku. Tunjuk aja tante yang lumayan teges dan galak hahahahaha. PIC catering ini biasanya kalian perlukan untuk mengawasi refill makanan dan persediaan piring bersih. Untungnya catering Jagaddhita yang aku pakai kemarin sangat sangat kooperatif dan bisa diandalkan. Mereka cukup sigap refill makanan dan ganti siapin piring bersih. Sisa makanan pun dibungkus rapi jadi kita gak kerepotan pas bawa pulang.

Special mention: Karena acaraku simple banget dan cenderung biasa-biasa aja hahahaha I have to say, sebagai MC, YUSRIL FAHRIZA SAVED THE DAY! Some of you might know him from stand up comedy, OK-JEK, and Cek Toko Sebelah. He is an old friend of my husband and he’s willing to help us. His jokes saved the show and make the event better! Just look at these guests!

9. Printilan Administrasi

Meskipun hectic sama persiapan vendor dan segala macem, yang satu ini juga kalian gak boleh lupa ya. Kalo nggak gitu, nanti perkawinan kalian bisa dianggap hanya sekadar penyerbukan putik dan benang sari, dan gak diakuin negara!

Untuk di Surabaya, perihal administrasi kayak gini harus diakui cukup mudah dan gak ribet. Mulai dari surat dari RT, kelurahan, dan ke KUA semuanya bisa selesai kurang dari satu bulan. Bahkan mungkin cuma dua mingguan ya, aku lupa sih hahahaha sorry.

Jadi pertama tuh aku minta surat pengantar dulu dari RT, lalu ke RW, setelah itu dibawa ke kelurahan. Dari situ, kalian bisa melanjutkan ke KUA kecamatan. Adapun beberapa hal yang perlu kalian siapkan:

Pas fotomu dan pasangan, pakai background biru (atau merah ya? kayanya orang-orang ada yang merah soalnya hahahaha perlu kalian pastiin lagi sih di sana). Untuk pas foto ini, kamu cetak dua ukuran ya, 4×6 dan 3×4. Aku lupa pastinya masing-masing dibutuhkan berapa, tapi dua-duanya kepake.

Fotokopi KTP, KK, dan akte kelahiran mu dan pasangan

Surat & hasil tes kesehatan dari Puskesmas

Eh, lho kok pake tes kesehatan? Iya, di Surabaya memang itu salah satu syaratnya. Tujuannya biar bisa deteksi dini, siapa tau terjangkit HIV dan bisa segera ditangani. Selain itu, kalian juga diminta untuk suntik vaksin TT, agar gak kena tetanus saat hamil. Aku nggak nanya lebih lanjut sih soal hubungannya dua hal ini, soalnya kemarin aku gak pake suntik TT karena udh suntik TT dua tahun lalu. Suntik TT jangka waktunya 5 tahun. Oh iya, by the way untuk tes ini tidak dikenakan biaya sama sekali ya. Terus setelah tes biasanya kalian belum diperbolehkan pulang dulu karena akan ada penyuluhan untuk calon mempelai. Penyuluhannya tentang pendidikan seks, kontrasepsi, siklus menstruasi, dan semacamnya. Di puskesmas dekat rumahku, penyuluhan diadakan seminggu dua kali, di weekday dan weekend. Karena waktu itu kami gak bisa pas weekend, jadi kami memutuskan langsung ikut hari itu juga setelah tes kesehatan.

Nah, kalau semua udah beres, seminggu sebelum akad nikah, KUA akan nyuruh kalian datang, atau istilahnya Rapak. Tapi aku kemarin, penghulunya sih yang datang ke rumah. Kalian akan diminta cek dan konfirmasi data-data yang dicantumkan di Buku Nikah sudah benar atau belum. Kalian nanti juga akan dikasih selembar kertas ucapan akad nikah biar bisa dihafalin calon mempelai pria. “Alah, masa sih gak hafal nama calon istri sendiri?” waaaaww tentu saja tidak semudah itu hahaha pas akad nikah, bisa aja kalian nervous dan tiba-tiba blank kan.

Tes, tes satu dua tiga ahemmmm~

10. Enjoy The Party!

Kalau semua udah kelar, tinggal istirahat dan berdoa semoga diberi kelancaran. Some things might not go as planned, but that’s what makes the story. Istirahat yang cukup karena kalian pasti akan caaaapek banget. Capek berdiri, capek ketawa, capek ngobrol, DAN NGANTUK! Jangan lupa makan dulu. Lipstik dan make-up bisa di retouch, tapi kalo kalian sampe sakit, sayang momennya dong gak bisa diulang!

Banyak ya? HAHAHAHAHA. Tapi tenang aja, kalian pasti bisa kok! Dan yang terpenting, don’t get too stressed on small things. Preparing a wedding can be stressful but please please seek for friends and family who will always support you. If the planning doesn’t go that well, just let it go. It’s okay to get tricky (in a good way) and creative, tapi jangan memaksakan keadaan. You know what’s best for both of you (and your family!)

Jangan sampe juga melupakan esensi pernikahannya ya. It’s not only about the party, it’s about the life after the party. Kayak wisuda aja deh, setelah kalian pulang lepas kebaya, lepas toga, besokannya juga semuanya akan biasa aja lagi. Yaa paling bedanya tidurnya udh gak sendirian gitu HAHAHAHHA. Nggak pandai aku tuh menasehat-nasehatin, but I believe you got the point. Oh iya one thing I must tell you: THE STRUGGLE WILL MAKE YOU TWO STRONGER.

Selamat memulai!

You may want to read these

2 Comments

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *